التوثيق Documentation مصطلح علمي حديث دخل مفهومات علم المكتبات والمعلوماتية والعلوم المتعلقة بهما بعد دخول التقنية الحديثة. وقد اشتُق هذا المصطلح سواء في اللغة العربية أو في اللغات اللاتينية من كلمة «وثيقة» Document، واتسع مجال التوثيق في النصف الثاني من القرن العشرين، حتى حظي باهتمام العلماء والباحثين، فبدأت تتوافر له المقومات الأساسية للعلم من قواعد وقوانين عامة تحكم موضوعه، فصار جزءاً أساسياً من مناهج تدريس علوم المكتبات والمعلومات.
ويعرَّف التوثيق من حيث هو حصيلة، بأنه «مجموعة وثائق تتضمن مواد مرجعية يتم تجميعها لأغراض محددة»، ويعرف من حيث هو علم وممارسة بأنه «كافة الإجراءات الفنية والمتخصصة التي تسهل عملية توفير وتنظيم واستخدام المعلومات بأوعيتها وأشكالها المختلفة»، وتشمل عملية توثيق المعلومات البحث عن المعلومات من مختلف المصادر والأصول ثم اختيار المناسب منها، وفهرستها وتصنيفها وتحليلها واستخلاصها وعرضها وفق الأسس والنظم العلمية والفنية بغرض تهيئتها للاسترجاع عند الطلب سواء كان هذا الاسترجاع يدوياً أو آلياً بوساطة الحاسب الإلكتروني.
نشأة التوثيق
بدأ تاريخ التوثيق منذ تأسيس المكتب الدولي للمراجع في بروكسل عام 1892 على يدي المحاميين البلجيكيين بول أوتليه P.Outlet وهنري لافونتيين H.Lafontaine وشهد عام 1912 أول استخدام للميكروفيلم بهدف تخزين المعلومات بشكل مصغر، وقويَ الاتجاه نحو استخدام المعلومات المختزنة في المكتبات والإفادة منها في نهاية الحرب العالمية الأولى، وفي أوائل الثلاثينات من القرن العشرين تأسست بعض المنظمات المهتمة بالوثائق وخاصة «الاتحاد الفرنسي للمنظمات الوثائقية»، وهو أول منظمة فرنسية للوثائق، وفي الأربعينات بدأت المحاولات الأولى لإدخال تقنيات الآلات ذات البطاقات المثقبة، بهدف العثور على الوثيقة المطلوبة من خلال رموز ورؤوس موضوعات معيارية، ورعت ذلك اليونسكو في مؤتمرها الدولي «تحليل الوثائق العلمية» عام 1949، وفي عام 1957 عُقد في لندن المؤتمر الدولي للتصنيف من أجل أبحاث التوثيق، وتأسس الاتحاد الدولي للتوثيق F.I.D ومع بداية الستينات أمكن التفكير في ابتكار وسائل جديدة يمكن بوساطتها التحكم في الفيض الهائل من المعلومات وتنظيمه وتيسير استعماله من جانب الباحثين، فنشأ مجال جديد في علم المكتبات وهو مجال التوثيق.
التوثيق وعلاقته بالعلوم المجاورة
حظي علم التوثيق باهتمام المختصين في العلوم والتقانة، وشاع استخدامه في بعض المجالات الموضوعية كالقانون والدراسات التاريخية والأدبية والاجتماعية، كما كان له علاقة وثيقة بعلوم أخرى كالتربية وعلم النفس وعلم اللغة والاتصال والإدارة وغيرها. وهناك ثلاثة علوم مجاورة وثيقة الصلة بالتوثيق: علم المكتبات، علم المراجع، علم المعلومات.
- التوثيق وعلم المكتبات Library science: يعد التوثيق جزءاً لا يتجزأ من علم المكتبات وامتداداً طبيعياً للعمل المكتبي الذي أوجبته طبيعة البحث العلمي وتزايد المعلومات في العصر الحديث.
- التوثيق وعلم المراجع Bibliography: يعد التوثيق جزءاً أساسياً منبثقاً من التنظيم المرجعي الذي يخدم حاجة العملاء، ووظيفته توسيع تدفق المعلومات المدونة بين مجموعة أو مجموعات من المختصين، ويتميز من التنظيم المرجعي بعمق التحليل الموضوعي وتقديم خدمات أخرى لا يقوم بها علم المراجع كالتخزين والاسترجاع والاستخلاص والترجمة والبث المعلوماتي.
- التوثيق وعلم المعلومات Informatics: يعد التوثيق الأساس الذي انطلق منه في النصف الثاني من القرن العشرين علم المعلومات أو المعلوماتية، بوصفه العلم الذي يدرس خواص المعلومات والبيانات وسلوكها وطرق ووسائل معالجتها والعوامل التي تحكم تدفقها وبثها ووسائل تجهيزها لتيسير الإفادة منها إلى أقصى حد ممكن، وتجميعها وحفظها واختزانها وتنظيمها واسترجاعها وبثها واستخدامها، لهذا لا يختلف مجال العمل في التوثيق كثيراً عن مجالات العمل في علم المعلومات في العصر الراهن، ومن ثمَّ فالعلاقة بينهما وثيقة، غير أن علم المعلومات المعاصر هو أوسع في مدلولاته ومجالاته من التوثيق، فهو يشتمل على مجالات التوثيق والوثائق والمكتبات والإعلام العلمي، على نحوٍ صار علم المعلومات علماً لا يمكن الاستغناء عنه سواء في المكتبات أم في مراكز التوثيق.
أنواع مراكز التوثيق
حدّد الاتحاد الدولي للتوثيق خمسة أنواع من مراكز التوثيق وهي:
- مراكز التوثيق العامة.
- مراكز التوثيق شبه العامة.
- مراكز التوثيق الخاصة.
- مراكز التوثيق الداخلية.
- مراكز التوثيق المتخصصة.
غير أن الحاجة دعت إلى إنشاء مراكز أخرى غير الأنواع الخمسة المذكورة، وفيما يأتي أهم أنواع مراكز التوثيق الموجودة في كثير من بلدان العالم:
1- مراكز التوثيق العامة: وهي المراكز التي تؤسسها الدولة، ويمكن لعامة الجمهور الاستفادة منها، ويقتصر مجالها عادة على فرع من فروع العلوم والمعارف كالهندسة أو الطب أو الزراعة وغيرها، وغالباً ما تكون مقتنياتها مقتصرة على المطبوعات من كتب ودوريات، وقد تكون مستقلة أو تابعة لمكتبات متخصصة.
2- مراكز التوثيق شبه العامة: وهي مراكز متخصصة بفرع معين من العلوم أو المعارف، وتكون تابعة لجمعيات علمية أو مهنية أو مؤسسات تجارية.
3- مراكز التوثيق الخاصة: وتقدم هذه المراكز خدماتها للمؤسسة التابعة لها حصراً كالشركات الصناعية والتجارية والمصارف وشركات التأمين، وتشمل مقتنياتها كل ما يتعلق بأعمال المؤسسة ـ الأم.
4- مراكز التوثيق الداخلية: وهي مراكز خاصة بإدارة المشروعات التي تخدمها.
5- مراكز التوثيق المتخصصة: ويشمل هذا النوع مراكز التوثيق والمعلومات في المؤسسات التجارية أو المشروعات المتخصصة بأنواع معينة من المنتجات كالبلاستيك والمستحضرات الطبية ومنتجات البترول.
6- مراكز التوثيق الوطنية: وتعد هذه المراكز المؤسسات الرسمية في الدولة، حيث تقوم الدولة بتأسيسها وتمويلها والإشراف عليها وإدارتها. وتهتم المراكز الوطنية عادة بتجميع وتنظيم وحفظ وبث الوثائق الوطنية وبعض الوثائق الدولية المتعلقة بالدولة ذاتها في جميع مجالات الحياة السياسية والاقتصادية والاجتماعية والعلمية وغيرها.
7- مراكز التوثيق الإقليمية: تهدف هذه المراكز إلى توفير خدمات التوثيق والحفظ وتبادل المعلومات على المستوى الإقليمي في مختلف المجالات التي تهم هذا الإقليم.
8- مراكز التوثيق الدولية: وهي عادة مراكز متخصصة، وتعمل في إطار محدد ودقيق من العلوم، وتعتمد على التمويل الدولي، وترتبط غالبيتها بمنظمات دولية كبيرة ومعروفة كاليونسكو أو منظمة الصحة العالمية وغيرها من المنظمات والهيئات ذات الطابع الدولي.
مجالات التوثيق
وتُقسم إلى قسمين رئيسين،

الأول :أعمال التوثيق، ويشمل كلَّ الإجراءات الفنية المتعلقة بالتزويد والتصنيف والفهرسة والحفظ وكلَّ الإجراءات الفنية الأخرى ذات العلاقة، سواء كان ذلك بالأساليب اليدوية أو الميكانيكية أو باستخدام أحدث التقنيات.

والثاني: خدمات التوثيق، وتشمل هذه الخدمات كلاً من التكشيف والاستخلاص، الترجمة العلمية، النشر والإعلام، النسخ والتصوير (بما فيه التصوير المصغر على الميكروفيلم أو الميكروفيش)، الإرشاد المرجعي. وتمثل جميع الأعمال والخدمات المذكورة أعلاه سلسلة متصلة من العمليات تدعى السلسلة الوثائقية، وهذه السلسلة تشكل نسقاً كلياً يشبه السلسلة الدائرية.
وأهم عمليات هذه السلسلة الوثائقية:
أولاً: التزويد أو التجميع (تنمية المعلومات): وتهتم باختيار مصادر المعلومات الملائمة لأهدافها واحتياجات المستفيدين منها.
ثانياً: التنظيم أو معالجة المعلومات الوثائقية: ويقصد بها إدخال المعلومات أو الوثائق في نظام يمكّن من الوصول إلى محتوياتها بصورة مقننة وبسرعة قصوى توفيراً للوقت والجهد. وتشتمل عمليات تنظيم المعلومات أو معالجتها على عمليات الفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص وإعداد المرجعيات والتحليل الموضوعي للوثائق.
ثالثاً: تخزين المعلومات: ويتم بأحد أسلوبين:
أ - الأسلوب اليدوي: وذلك باستخدام الطرق الاعتيادية التقليدية المتبعة في المكتبات ومراكز التوثيق.
ب - الأسلوب الآلي: وذلك باستخدام المصغرات الفيلمية والحاسبات الإلكترونية.
وهناك وسائط متعددة لتخزين الوثائق والمعلومات أهمها: الورق، البطاقات المثقوبة، الأفلام، الميكروفيلم، الميكروفيش، الأقراص الممغنطة، الأقراص الليزرية.
رابعاً: استرجاع المعلومات: ويُقصد بها عملية البحث عن وثيقة أو وثائق معينة بغية التحقق من موضوع معين ضمنها أو من نص من نصوصها، وتلبية احتياجات المستفيدين إلى هذه المعلومات.
أشكال استرجاع المعلومات
هناك أشكال مختلفة لاسترجاع المعلومات أهمها:
1- استرجاع الجسم المادي للوثيقة نفسها بهدف مراجعتها لحل مشكلة ما.
2- استرجاع البيانات الببليوغرافية عن الوثيقة، وما قد يرافقها من معلومات إضافية كالمستخلصات والمصطلحات.
3- تقديم إجابات مباشرة عن استفسارات تتعلق بمعلومة معينة من الوثائق.
4- استرجاع نصوص وثيقة أو وثائق معينة.
وقد ساعد استخدام الحاسبات الإلكترونية في المكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات على تطوير نظم خدمات استرجاع البيانات الببليوغرافية والوثائق والنصوص ونظم الإجابة عن أسئلة المستفيدين.
طرق استرجاع المعلومات
هناك طريقتان لاسترجاع المعلومات:
1- الاسترجاع اليدوي أو التقليدي: وذلك بالرجوع إلى الكتب أو الدوريات أو الوثائق أو غيرها من أوعية المعلومات المحفوظة والبحث عن المعلومات بالطرق الاعتيادية.
2- الاسترجاع الآلي: وذلك باستخدام التقنيات الحديثة كالحاسبات الإلكترونية في تخزين واسترجاع المعلومات، أو استخدام المصغرات الفيلمية المزودة بأجهزة استرجاع خاصة. وتؤمن هذه الطريقة الاسترجاع الدقيق والسريع للمعلومات المطلوبة.
بث المعلومات
وهو من الخدمات الوثائقية الهامة الهادفة إلى التحكم بالكم الهائل من المعلومات والوثائق، وإتاحة الفرصة أمام الباحثين والعلماء للاطلاع والتعرف بصورة دورية منتظمة على أهم المستجدات من أبحاث ودراسات في مجالات تخصصاتهم المختلفة. وتقدم هذه الخدمة وفق سياسة استراتيجية ثابتة، تساعد على تحقيق أهداف مركز التوثيق، وهي تتم بصورة انتقائية، وتُعرف باسم «خدمة البث الانتقائي للمعلومات S.D.I»، وهي من أكثر أساليب الإعلام العلمي قوة وفعالية.
وأدى تطور وسائل الاتصالات السلكية واللاسلكية والاتصالات الفضائية إلى إحداث نقلة نوعية في تطور نقل وبث المعلومات، إذ تستخدم الآن في هذه العملية، إلى جانب الوسائل البريدية والأشكال الورقية التقليدية، خدمات البث بالاتصال المباشر عن طريق الحواسب الإلكترونية، والبث بنظام التلفزيون ـ الكيبل، وبوساطة الفيديوتكس، والتليتكس والفاكس، وغيرها من التقنيات الحديثة.